Methodisch werken

Cliënten hebben recht op de beste zorg: door deskundige zorgverleners en volgens de laatste inzichten. De wereld rond de cliënt en de zorg zelf is continu in beweging. Dat betekent dat we ook voortdurend onze zorg moeten evalueren en waar nodig bijstellen.

Met het project methodisch werken staan we heel concreet stil bij het afstemmen van de juiste zorg en ondersteuning op de vragen, wensen en mogelijkheden van de cliënt. Dit doen we volgens de zes stappen van het methodisch werken.

Wat is er bereikt in 2021?

Alle leidinggevende hebben een training continu verbeteren en methodisch werken gevolgd. In 2022 staan sessies gepland voor nieuwe leidinggevenden.
Drie keer per jaar hebben de projectleider en een HRD-adviseur een rondgang bij alle directeuren waarin de vragen ‘waar sta je met je team en wat heb je nodig?’ aan bod komen. Drie keer per jaar wordt de stand van zaken in de ontwikkelplannen en het gebruik van het toetsinstrument bewaakt. Met de verzamelde input vindt drie keer per jaar een tussenevaluatie van methodisch werken plaats in het directeurenoverleg.
Op de intranetpagina is aandacht geweest voor het onderwerp methodisch werken in de vorm van themaweken waarbij het onderwerp onder de aandacht is gebracht, uitleg is gegeven en persoonlijke verhalen zijn gedeeld.
Om het methodisch werken te bevorderen is in 2021 besloten over te gaan naar een ander cliëntdossier. Zie voor meer informatie onderstaand kader.
Teamreflectie zijn onder de aandacht gebracht, maar worden nog te weinig uitgevoerd.
Er is een e-learning methodisch werken voor de gehandicaptenzorg en de ouderenzorg beschikbaar gesteld.
Er zijn inloopsessies georganiseerd voor hoofden, zorgcoördinatoren en begeleiders B om te leren hoe je een dossier toetst. Doel van de inloopsessies was om het kennisniveau van medewerkers te verhogen ten aanzien van de vereisten waaraan een dossier moet voldoen en om hun vaardig te maken in het toetsen van de dossiers. De inloopsessies zijn bezocht door ongeveer 100 medewerkers.

Nieuw cliëntdossier
Eén cliënt, één dossier. Daar werken we als Alliade in 2022 naartoe. Met het elektronische cliëntdossier ONS krijgt iedere cliënt één dossier en één plan. Op dit moment wordt binnen Alliade nog gewerkt met een cliëntdossier en een behandeldossier. ONS vervangt de huidige systemen Fyrit, Ysis, Intus en Careware. Door te werken met één dossier per cliënt, kunnen we zorg, behandeling, wonen en werk en dagbesteding beter op elkaar afstemmen.

In 2022 gaan we in verschillende fasen over op ONS:
Op 1 januari 2022 is OuderenPsychiatrieFriesland en een deel van de poli Centrale behandeldienst gebruik gaan maken van het dossier en de cliëntregistratie.
In mei 2022 gaat Meriant, inclusief de geriatrische revalidatiezorg gebruik maken van ONS.
In het najaar van 2022 gaan Talant, Wil en Opvoeden en opgroeien gebruik maken van ONS.
Ook gaat in het najaar het roosteren over naar ONS.

Iedere maand toetst de stuurgroep of we klaar zijn om de volgende stap te zetten.

Wat verdient nog aandacht?
Niet alle leidinggevenden hebben al de competenties om ‘veranderaar’ te zijn. Leidinggevenden moeten hier nog competenties voor ontwikkelen. Dit wordt in 2022 opgepakt binnen het project Cultuur en leiderschap.

We zien dat de eerste stappen om het methodisch werken binnen de organisatie te verbeteren zijn gezet. We zien dat methodisch werken meer ‘leeft’ binnen de organisatie. Tegelijkertijd zien we dat lang niet alle medewerkers de vaardigheden hebben om methodisch werken goed uit te voeren. Zo is het methodisch werken een terugkerend verbeterpunt in audits en interne onderzoeken. Ook zien we dat de teamreflecties nog weinig worden uitgevoerd. Methodisch werken vraagt net als continu verbeteren een lange adem en vasthoudendheid. Het thema zal dan ook doorlopend punt van aandacht moeten zijn en blijven.

Wat zijn de doelen voor 2022?
Ook in 2022 blijft methodisch werken onder de aandacht. We gaan door met de acties die in 2021 zijn ingezet en zullen daarbij ook meer inzetten op het uitvoeren van teamreflecties.

Daarnaast is de invoering van ONS een belangrijke stap om het methodisch werken in het cliëntdossier te verbeteren. Zo worden de werkafspraken over ONS vastgelegd aan de hand van de 6 stappen in de methodische cyclus. Zie afbeelding.

Methodisch werken bij kinderdagcentrum De Vlieger

'Gemotiveerd aan de slag met methodisch werken'

28 juni 2021

Janneke van Dam is al ruim dertig jaar in dienst bij Talant. In september 2020 startte zij als hoofd (i.o.) van dagbestedingslocatie De Stipe en woonlocatie Fûgelkrite in Bolsward. Direct na haar aanstelling, stond de training methodisch werken op het programma. “De training friste mijn kennis op en ik zag opnieuw het belang van methodisch werken. Inmiddels is ons hele team er bewust mee bezig.” Janneke vertelt hoe zij dat aanpakt.

Communicatie in het team
In het eerste digitale teamoverleg na haar training, sprak Janneke haar wens uit: "Ik wilde graag dat iedereen de e-learning methodisch werken zou volgen. Vooral voor de communicatie onderling is het heel belangrijk dat het hele team de scholing volgt. Dan weet je van elkaar waar je het over hebt. Neem bijvoorbeeld het begrip: PDCA-cyclus. Dat gebruikte nog niet iedereen."

De meerwaarde van methodisch werken
"Inmiddels heeft iedereen de training gevolgd. Daar ben ik heel trots op." Janneke ziet wat het oplevert: "Het team is veel bewuster bezig met methodisch werken. Het is echt een meerwaarde dat je dankzij deze benadering geen stappen overslaat en cyclisch werkt."

De toegevoegde waarde van methodisch werken is extra zichtbaar bij ouder wordende cliënten. "Bij deze cliënten kan in korte tijd veel veranderen. Het is belangrijk dat we zulke veranderingen tijdig signaleren, zodat we daar met onze zorg op kunnen inspelen."

'Rapporteren geeft inzicht in verschil tussen gevoel en feitelijkheden'
Goed rapporteren is hierbij van cruciaal belang. "De begeleiders rapporteren nu concreter op doelen. En waar dat niet lukt, schrijven ze toch een kort verslag. Met zo'n samenvatting van de week, weet iedereen dat de cliënt er was en hoe het ging." Collega's spreken elkaar aan op het schrijven van rapportages. Zo houden ze elkaar scherp.

Door te rapporteren, ontdek je soms het verschil tussen feiten en je eigen gevoel. "Zo kan voor je gevoel een cliënt bijna dagelijks vallen. Maar als je de rapportages feitelijk bekijkt, blijkt dit heel erg mee te vallen", geeft Janneke als voorbeeld. "Op zulke feitelijkheden kunnen we alleen vertrouwen als iedereen in de juiste termen rapporteert."

Verandercanvas als vertrekpunt
Samenvattend kan Janneke zeggen dat er in de afgelopen maanden al heel wat stappen zijn gezet. "Maar we zijn er nog niet. In verband met corona waren live teamvergaderingen niet mogelijk. We hopen snel weer samen te kunnen komen zodat we hiermee aan de slag kunnen. Bij de volgende werkoverleggen staat het in ieder geval op de agenda."

Het hele team kan ideeën inbrengen voor de verbetering van methodisch werken. Op laagdrempelige wijze: iedereen doet zijn inbreng voor het verandercanvas op 'geeltjes'. "Aan de hand daarvan gaan we met elkaar in gesprek. We stellen vast wat de kernpunten zijn en hoe we de verandercanvas gaan invullen. Zo dragen we het met elkaar en kunnen we er met zijn allen gemotiveerd mee aan de slag."