Methodisch werken, waaronder de invoering van ONS-dossier
Cliënten hebben recht op de beste zorg: door deskundige zorgverleners en volgens de laatste inzichten. De wereld rond de cliënt en de zorg zelf is continu in beweging. Dat betekent dat we ook voortdurend onze zorg moeten evalueren en waar nodig bijstellen.
Met het project methodisch werken staan we heel concreet stil bij het afstemmen van de juiste zorg en ondersteuning op de vragen, wensen en mogelijkheden van de cliënt. Dit doen we volgens de zes stappen van het methodisch werken.
Wat is er bereikt in 2023?
- De e-learning methodisch werken is opgenomen in het kwaliteitsrapport.
- De training rapporteren is toegevoegd aan het scholingsaanbod en is onderdeel van het kwaliteitspaspoort. Dit geldt zowel voor de ouderenzorg als voor de gehandicaptenzorg, jeugdzorg en maatschappelijke ondersteuning.
- Drie keer per jaar hebben de projectleider en een HRD-adviseur (opleiding en ontwikkeling van medewerkers) een overleg met alle directeuren waarin de vragen ‘waar sta je met je team en wat heb je nodig?’ aan bod komen.
- Drie keer per jaar wordt informatie verzameld over de stand van zaken rondom methodisch werken. Met de verzamelde informatie vindt drie keer per jaar een tussenevaluatie van methodisch werken plaats in het directeurenoverleg. In de viermaandsrapportages van leidinggevenden en directeuren wordt met behulp van een aantal criteria de stand van zaken op een aantal gebieden van methodisch werken gemeten. We zien in 2023 een stijging van het aantal leidinggevenden dat rapporteert op methodisch werken. Dit percentage is 84%, in 2022 was dit 72%.
- Om het methodisch werken te bevorderen is in 2021 besloten over te gaan naar een ander cliëntdossier. In 2023 zijn Alliade Gehandicaptenzorg, Jeugdzorg, Werk & Dagbesteding en Maatschappelijke ondersteuning overgestapt naar het cliëntdossier ONS. De andere zorgonderdelen van Alliade waren in 2022 al overgestapt. Zie het kader.
- De toetsinstrumenten om cliëntdossiers te beoordelen zijn aangepast met oog op de komst van ONS.
- Er zijn inloopsessies georganiseerd voor hoofden, zorgcoördinatoren en begeleiders om te leren hoe je een dossier beoordeelt. Doel van de inloopsessies was om het kennisniveau van medewerkers te verhogen zodat men weet waar een dossier aan moet voldoen. Daarnaast was het doel om medewerkers te trainen om dossiers te beoordelen.
- Er zijn in 2023 zes implementatiecoaches gekoppeld aan methodisch werken. Zij ondersteunen de medewerkers op de locaties om de kwaliteit te verbeteren in de cliëntdossiers.
Nieuw cliëntdossier
Eén cliënt, één dossier. Daar werkten we als Alliade in 2022 en 2023 naartoe. Met het elektronische cliëntdossier ONS krijgt iedere cliënt één dossier en één plan. Binnen Alliade werd gewerkt met een apart cliëntdossier en behandeldossier. ONS verving de systemen Fyrit, Ysis, Intus en Careware. Door te werken met één dossier per cliënt, kunnen we zorg, behandeling, wonen en werk en dagbesteding beter op elkaar afstemmen.
In 2022-2023 zijn we in verschillende fasen overgegaan op ONS:
- Op 1 januari 2022 is OuderenPsychiatrieFriesland en een deel van de poli Centrale behandeldienst gebruik gaan maken van het dossier en de cliëntregistratie.
- Op 1 juni 2022 is Alliade Ouderenzorg, inclusief de geriatrische revalidatiezorg en de wijkzorg gebruik gaan maken van ONS dossier.
- Op 1 januari 2023 is geheel Alliade overgegaan op het roosteren in ONS. Ook is op 1 januari 2023 de gehele bedrijfsadministratie overgegaan op één systeem, namelijk: AFAS.
- Op 1 april 2023 zijn Alliade Gehandicaptenzorg, Jeugdzorg en Werk & dagbesteding en Maatschappelijke ondersteuning ook gebruik gaan maken van ONS Dossier.
Om het methodisch werken verder te ontwikkelen zijn de werkafspraken over ONS vastgesteld aan de hand van de zes stappen in de methodische cyclus.
Wat verdient nog aandacht?
We zien dat de eerste stappen om het methodisch werken te verbeteren zijn gezet. We zien dat methodisch werken meer ‘leeft’ binnen de organisatie. Tegelijkertijd zien we dat lang niet alle medewerkers de vaardigheden hebben om methodisch werken goed uit te voeren. Zo is het methodisch werken een terugkerend verbeterpunt in audits en interne onderzoeken. Methodisch werken vraagt een lange adem en vasthoudendheid. Het thema zal dan ook doorlopend punt van aandacht moeten zijn en blijven. De implementatiecoaches kunnen helpen om de competenties van medewerkers ten aanzien van het methodisch werken verder te ontwikkelen.
Wat zijn de doelen voor 2024?
Ook in 2024 blijft methodisch werken onder de aandacht. We gaan door met de acties die voorgaande jaren zijn ingezet. Daarnaast zetten we in op vraag gestuurde ondersteuning. Zo zijn er inloopspreekuren georganiseerd voor het ONS-dossier en methodisch werken.