Capaciteitsmanagement

Met het project Capaciteitsmanagement werken we aan gezonde roosters: voldoende professionals met de juiste deskundigheid, op het juiste moment, op de juiste plaats, binnen de financiële kaders.

Wat is er bereikt in 2021?

  • In 2021 zijn het capaciteitsmanagement en het daarvoor benodigd instrumentarium ontwikkeld.
  • Bijna alle leidinggevenden zijn in 2021 met ten minste één van hun locaties begeleid bij het uitvoeren van capaciteitsmanagement in nauwe samenwerking met hun planner, bedrijfseconomisch adviseur en HR-adviseur. In totaal hebben 223 teams een normeringsmodel en werken zij met capaciteitsmanagement. Daarnaast is bij alle ambulante teams capaciteitsmanagement geïmplementeerd.

‘De Alliade-visie op capaciteitsmanagement staat stevig. De operationele werkwijze die Alliade voor haar capaciteitsmanagement heeft ingericht is heel compleet en heel pragmatisch. Het draagvlak ervoor is groot. De voordelen voor kwaliteit van zorg, voor cliënten, voor medewerkers en voor de financiën van de organisatie worden breed erkend. Leidinggevenden op alle niveaus, hun zorg medewerkers en hun ondersteuners hebben hard – en veelal met resultaat – gewerkt aan het zich eigen maken van de materie.’
(Projectleider Capaciteitsmanagement (extern))

Wat verdient nog aandacht?
Het is de uitdaging om capaciteitsmanagement gedurende de resterende projectperiode bij alle locaties en teams te implementeren. En om ervoor te zorgen dat capaciteitsmanagement stevig geborgd is binnen Alliade. Met capaciteitsmanagement beïnvloeden we de kwaliteit van zorg, de tevredenheid van cliënten, verwanten en medewerkers en de financiële resultaten van de organisatie. Capaciteitsmanagement vergt dan ook blijvende aandacht. In 2021 hebben we gezien dat capaciteitsmanagement echt team voor team moet worden ingevoerd. In 2022 krijgen de directeuren nadrukkelijker de regie over de implementatie van capaciteitsmanagement en de resultaten die zij hiermee moeten bereiken. Als startpunt hiervoor heeft de Raad van Bestuur begin 2022 met de directeuren alle locaties getoetst op de voortgang van capaciteitsmanagement.

Wat zijn de doelen voor 2022?
Het doel is dat vanaf 1 mei 2022 capaciteitsmanagement onderdeel is van de staande organisatie. De doelstellingen per 1 mei zijn dan ook:

  • Alle teams hebben een ingevuld en actueel normeringsmodel; normen staan in ValueCare.​
  • Alle teams hebben passende bezettingseisen (kwalitatief en kwantitatief) of een vastgelegd directie-akkoord op overschrijding.
  • Alle teams zetten personeel in conform de bezettingseisen.​
  • ​Alle teams zijn minimaal 3 maanden vooruit ingeroosterd.​
  • ​Alle teams hebben de vacatures gemeld aan Recruitment.
  • De werkwijze van capaciteitsmanagement is verankerd in de organisatie (wordt per team gemeten met een instrument dat Implementatiestatusmonitor heet).
  • Alliade heeft een ingericht capaciteitsbureau van waaruit planners, flexplanners en recruitment worden aangestuurd en van waaruit de lijn actief wordt geadviseerd over capaciteits-management.
  • Alliade heeft een plan voor doorontwikkeling van capaciteitsmanagement op operationeel, tactisch en strategisch niveau.

"Ervaringsverhaal adviseur capaciteitsmanagement Freja Franken"

Capaciteitsmanagement op de Wissel heeft naast veel duidelijkheid over normeringen en bezettingseisen ook mooie inhoudelijke gesprekken opgeleverd. Dat is de ervaring van Freja Franken, sinds februari 2021 als adviseur capaciteitsmanagement verbonden aan (met name) locaties op de Wissel. “Waar we in de beginfase vooral bezig waren de technische kant van capaciteitsmanagement onder de knie te krijgen zie je nu meer ruimte voor samenwerkingen en gesprekken”.   

Meer samenwerking en kritische vragen door capaciteitsmanagement
Kansen en mogelijkheden worden meer benut door als leidinggevenden en planners te kijken waar slimme, eerder onbenutte samenwerkingen liggen, maar ook de kritische vragen die aan elkaar gesteld worden. Waarom er bijvoorbeeld op de ene locatie zoveel meer indirecte tijd nodig lijkt te zijn ten opzichte van een andere.

De gesprekken met teamleden zijn, naast het geven van duidelijkheid hoe het er op hun locatie wat betreft capaciteitsmanagement voor staat, regelmatig ook de aanzet om het over andere belangrijke items te hebben. “Zijn het altijd dezelfde collega’s waarop een beroep wordt gedaan als er diensten open staan?” “Voelen medewerkers uit de flexpool of uitzendkrachten zich welkom op de locatie?” “Voelt elke medewerker zich voldoende toegerust om de zorg te kunnen verlenen aan alle cliënten van de locatie?”

Capaciteitsmanagement is meer dan het (financiële) getal onderaan de streep. Het is ook aanleiding kritisch te kijken of we goed omgaan met de uren die we tot onze beschikking hebben en of we de juiste tools hebben de zorg te leveren die de cliënten nodig zijn.  

Als laatste, krapte op de arbeidsmarkt alsmede de effecten en maatregelen rondom de Covid-pandemie trekken al een lange periode een wissel op de zorg en dit is ook op locatie de Wissel voelbaar. De wijze waarop zowel medewerkers primair proces alsmede leidinggevenden en planners zich onverminderd inspannen om de zorg voor de cliënten met dit gegeven zo goed mogelijk te laten verlopen, verdient mijn inziens een diepe buiging!